Céges programok
Céges karácsonyi program szervezése 7 lépésben
A céges évzáró szervezése akkor átlátható, ha az időpont, a létszám és a program tartalma együtt alakul. Az alábbi hét lépés segít végigmenni a fontos döntéseken, a kezdeti ötlettől a résztvevőknek küldött meghívóig.
1. Döntsétek el, milyen estét szeretnétek
Rövid évértékelő és vacsora? Aktív program, majd kötetlen beszélgetés? Több kisebb csapat közös találkozója? Egy mondatban fogalmazzátok meg, mi legyen az esemény fő célja. Ebből következik, mennyi idő kell a köszöntőre, az élményekre és az étkezésre.
A költségkeretet is teljes rendezvényre határozzátok meg. A program mellé az utazás, az italok és az esetleges kiegészítők is kerüljenek a tervezésbe.
2. Gyűjtsetek létszámot és több lehetséges dátumot
Az első megkereséshez becsült létszám is használható. Jelezzétek külön, ha később még jelentősen változhat. Egy fő időpont mellett egy-két alternatíva segíti a foglalható időszak megtalálását.
Állapodjatok meg belső jelentkezési határidőben. A helyszíntől kérdezzétek meg, meddig és hogyan módosítható a résztvevői létszám, különösen étkezés rendelésekor.
3. Legyen választás a programok között
A gokart, a VR és a szimulátor eltérő érdeklődésű kollégáknak lehet vonzó. Ne feltételezzétek, hogy a teljes társaság mindhárom programot végig szeretné próbálni. Egy rövid előzetes kérdőív alapján pontosabban tervezhető a csoportbeosztás.
A közös köszöntő és az étkezés azoknak is adjon kapcsolódási pontot, akik valamelyik élményt kihagyják.
4. Ellenőrizzétek a helyszínt és a technikát
Téli eseménynél kérdezzetek rá, hogy a program tényleges helye fedett és fűtött-e. A terem elrendezése, a parkolás, a prezentáció megjelenítése és az előkészület ideje külön egyeztetést érdemel.
Az SHS Kart Centerben fűtött gokartcsarnok és 84 m²-es különterem áll rendelkezésre. Ha prezentáltok, a TV-hez való csatlakoztatást és a használt eszközt előre tisztázzátok.
5. Az étkezésnek is adjatok saját időt
A bekészítés és a közös vacsora eltérő időkeretet igényel. Írjátok meg, melyiket szeretnétek, hány főre és milyen étkezési igényekkel. Az étkezés kezdetét hangoljátok össze az utolsó futamokkal, hogy senkinek ne kelljen választania a program és az étel között.
Ha alkoholos ital is szerepel a tervben, a gokartos rész előzze meg. Alkoholfogyasztás után az SHS szabályai szerint nem lehet gokartozni.
6. Írjátok össze a teljes menetrendet
| Rész | Mit kell rögzíteni? |
|---|---|
| Érkezés | Gyülekező, parkolás, belépés, késők kezelése. |
| Köszöntő | Beszélő, időkeret, szükséges technika. |
| Élmények | Csoportok, kezdések, részvételi idők és váltások. |
| Étkezés | Kezdés, létszám, menü, italok. |
| Lezárás | Díjátadó, közös kép, távozás vagy buszindulás. |
A menetrendben legyen tartalék. Az utolsó élmény végét és a busz indulását ne tervezzétek ugyanarra a percre.
7. Egyetlen végleges programlapot küldjetek
A kollégák egy áttekinthető meghívóból lássák a címet, az érkezés időpontját, az öltözetet, a programválasztást és a szervező elérhetőségét. A legutóbbi módosításokat egy helyen vezessétek, hogy ne több eltérő verzió keringjen.
A foglalás visszaigazolásában ellenőrizzétek a szolgáltatásokat, a teljes összeget, az időtartamokat és a módosítási feltételeket. A céges karácsonyi buli oldalán megismerhetitek az SHS helyszíni lehetőségeit, és ajánlatot kérhettek a saját évzárótokra.