Céges programok
Milyen adatokat adjatok meg céges ajánlatkéréskor?
Egy hasznos ajánlatkéréshez nem kell előre mindent eldönteni. Néhány alapadatból már látszik, milyen program állítható össze, és mely részleteket kell közösen pontosítani. Az alábbi lista segít, hogy az első megkeresésből a lényeg kiderüljön.
Az időpont lehet még bizonytalan
Ha van konkrét dátum, adjátok meg a kívánt kezdést is. Ha még több nap jöhet szóba, ezt ugyanúgy írjátok le. A „november második felében, hétköznap délután” típusú időablak jobb kiindulópont, mint egy teljesen üres dátummező.
Külön szerepeljen, mennyi időt töltenétek a helyszínen. A háromórás rendezvény és a háromórás pályabérlet eltérő igény, ezért érdemes egyértelműen megfogalmazni, mire gondoltatok.
Adjatok becsült létszámot is
A pontos résztvevői lista gyakran csak később áll össze. Az első ajánlatkéréshez elég lehet egy becslés vagy szűk tartomány, ha jelzitek, hogy még változhat.
A teljes létszám mellett írjátok meg, várhatóan hányan gokartoznának, és hányan választanának VR-t vagy szimulátort. Ha ezt még nem kérdeztétek meg a kollégáktól, nyugodtan jelezzétek, hogy a programválasztáshoz is segítséget kértek.
A különterem és az étkezés külön igény
Prezentációhoz, közös köszöntőhöz vagy étkezéshez teremre lehet szükségetek. Írjátok le a tervezett használatot, ne csak azt, hogy „kell különterem”. Az elrendezés és az időtartam ebből válik érthetővé.
Étkezésnél a résztvevők száma és a kívánt jelleg legyen az első adat: rövid bekészítés, szendvics vagy hosszabb közös étkezés. A részletes menüt és az egyedi igényeket később is lehet pontosítani.
Mi segíti még a tervezést?
- A rendezvény célja: csapatépítés, évzáró, partneri találkozó vagy megbeszélés.
- Kizárólagos pálya- vagy teljes épülethasználat igénye.
- Prezentáció, díjátadó vagy saját szervezésű programpont.
- Tervezett költségkeret, ha már van.
- Kapcsolattartó, aki az ajánlatot és a kérdéseket fogadja.
Ha valamelyik pont bizonytalan, azt is írjátok le. A még nyitott döntések ismerete segít abban, hogy a helyszín megfelelő változatokat javasoljon.
Másolható ajánlatkérési minta
Céges rendezvényt tervezünk az SHS Kart Centerben. Várható létszámunk: … fő. A szóba jövő dátumok vagy időszak: … A teljes helyszíni programra körülbelül … órát szánnánk.
A rendezvény célja: … A kollégákat ezek az élmények érdeklik: … Várhatóan … fő gokartozna; VR-t vagy szimulátort … fő próbálna ki.
Különteremre ezekhez lenne szükségünk: … Étkezési elképzelésünk: … Kizárólagos területhasználatot szeretnénk / ennek lehetőségeiről érdeklődünk.
Amiben még javaslatot kérünk: … Kapcsolattartó és elérhetőség: …
A pontozott helyeket a saját adataitokkal egészítsétek ki. Ami még nem ismert, annál ezt jelezzétek; nem kell feltételezett adatokat megadni.
Mi történjen az ajánlat megérkezése után?
Nézzétek meg, hogy a visszakapott program tartalmazza-e a kért élményeket, a megfelelő létszámot és a teljes fizetendő összeget. Ellenőrizzétek az időtartamokat, az étkezést és a változtatási feltételeket is.
Az ajánlatkérés önmagában nem végleges foglalás. A dátumot és a tartalmat a helyszínnel egyeztetve igazoljátok vissza. Az első lépést a céges ajánlatkérő űrlapon tehetitek meg.